Tip-van-de-maand: Mail komt in de spambox?

Gepubliceerd op maandag 12 februari 2018 in Support

Iets meer dan 3 minuten lezen

Je wilt een belangrijke mail versturen naar één of meerdere contacten, maar je mail/nieuwsbrief verdwijnt in de map ongewenste mail van de ontvanger en wordt zo dus mogelijkerwijs niet gelezen. Hoe kan dit? En hoe kun je dit nu voorkomen? Daarover gaat deze eerste ‘tip-van-de-maand-blog.’

Ingeblikte ham

Allereerst een stukje geschiedenis, want wist je dat spam vernoemd is naar ingeblikte ham? Een populaire sketch van Monty Python uit 1970 legde de link tussen de twee. In de sketch bestellen twee klanten een ontbijt in een vettig café. Op het menu blijkt spam bijna in elk gerecht vertegenwoordigd. De ingeblikte ham is zo rijk vertegenwoordigd op de kaart, dat de rest van het menu nagenoeg wegvalt. Sindsdien gebruikten vele internetgebruikers het woord bij wijze van grap steeds meer in hun digitale woordenschat. Spam is de ruis die ervoor zorgt dat de mails die er echt toe doen, niet meer gezien worden. Spamfilters zijn de ‘rakkers’ die onze mailboxen moeten bewaken tegen spam.

Spamfilter

Een lange lijst aan criteria (>1000) wordt door spamfilters gebruikt om te bepalen of een e-mailbericht als spam moet worden beoordeeld. De spamfilter doet dit door strafpunten toe te kennen aan een e-mail. Hoe meer strafpunten, hoe hoger het spamgehalte. Samen met een zelflerend mechanisme (autolearn) word zo veel mogelijk spam tegengehouden. Mails die in je spam-map staan zullen automatisch na 30 dagen alsnog worden verwijderd (of eerder als je dat handmatig doet). Het zelflerende systeem controleert dagelijks welke e-mails in de map "ongewenste e-mail" staan en past op basis van deze mails haar database aan zodat toekomstige spam beter herkend kan worden.

Goed aan de slag nu:

Hier een aantal tips waarmee kan worden voorkomen dat e-mailberichten onterecht worden herkend als spam:

• Géén onderwerp in de mail is verdacht, dus vul deze altijd in. Vermijd daarin uiteraard wel woorden als ‘virus’, ‘gratis’, ‘viagra’, ‘test’, ‘rolex’, enzovoorts. Dit geldt ook voor de inhoud van de mail. ‘Re’ en ‘Fw’ in de onderwerp regel, om je contacten wijs te maken dat de mail een vervolg is op een vorig gesprek, is ook ‘not done.’
• Ook is een correct e-mailadres als afzender onmisbaar. Mails zonder afzender zijn meestal spam.
• Een nette opmaak van de mail is belangrijk. Dus niet teveel uitroeptekens!!!. Ook niet te veel HOOFDLETTERS (komt nogal schreeuwerig over), onnodige s p a t i e s, symbolen, kleuren en , enzovoorts.
• E-mails die vragen om gegevens (personalia, bankgegevens, e.d.) zijn altijd spam. Hier dus niet naar vragen in de mail.
• Bij een nieuwsbrief in HTML is het verstandig deze ook als tekstversie aan te bieden. Niet alle klanten hebben HTML-ondersteuning in hun e-mailprogramma.
• Spamfilters zijn sowieso allergisch voor slordige HTML-code; deze moet gestructureerd en simpel zijn. Een goede HTML-editor is onontbeerlijk.
• Gebruik geen te zware afbeeldingen in de mail. Ook het aantal afbeeldingen moet worden beperkt om het aantal strafpunten laag te houden. Een mooie balans tussen tekst en afbeeldingen is belangrijk. Begeleidende tekst bij de foto’s is eveneens aan te raden.
• Let ook op de naam van de afbeeldingen. Deze kunnen het best zo kort mogelijk zijn. Gebruik echter geen spacer.gif of pixel.gif.
• Embedded video’s, gebruik van Javascript en formulieren kunenn niet gebruikt worden. Het spamfilter kan de inhoud ervan niet controleren, en zal sneller strafpunten toedienen.
• Bijlagen zorgen ook voor wantrouwen bij de spamfilters. De alarmbellen gaan zeker rinkelen bij .exe en .zip files. Maar ook andere bestanden worden met argusogen bekeken.
• Schrijf geen disclaimer onderaan je bericht om te claimen dat je bericht geen spam is. Dit is juist wat spammers doen!
• Let op wetgeving rondom spam, en voldoe hieraan.

Dit zijn slecht een aantal belangrijke regels om te voorkomen dat mail als spam wordt gezien. Voor klanten verzorgen wij de nieuwsbrieven zodat het afleverpercentage zo hoog mogelijk ligt.

Test ‘t zelf

Je kunt ook zelf testen in hoeverre je mail/nieuwsbrief ‘spamproof’ is. Een handig website om eenvoudig te testen is https://www.mail-tester.com.

Meer weten? Kijk eens op:
https://www.reto.nl/veelgestelde-vragen#faq_voorkom-dat-e-mails-als-spam-worden-gemarkeerd

Interessant?

FacebookTweetLinkedInPinterestE-mail